Obvladovanje težkih pogovorov s helikopterskim pristopom
Mnogi med nami so se že znašli v zahtevnih pogovorih, pa naj gre za vodjo, ki rešuje konflikt v ekipi, starša, ki rešuje težave med otroki, ali prodajnega predstavnika, ki obravnava nezadovoljno stranko. V teh pogovorih pride do točke, ko se počutimo zataknjene – dejstva so nejasna, nasprotujočih si stališč je veliko in nismo prepričani, kako nadaljevati. Takrat pride na vrsto “tehnika helikopterja”, ki je dragoceno orodje za takšne situacije.
Pri tej tehniki helikopter služi kot prispodoba in nas opozarja na številne strategije, ki jih lahko uporabimo med težavnim pogovorom, da ponovno pridobimo zagon in učinkovito manevriramo. Podobno kot je helikopter vsestranski, lahko prilagodimo svoj pristop: lebdenje, premikanje v različne smeri, pridobivanje višine za širšo perspektivo, približevanje za osredotočeno pozornost ali celo ponoven pregled prejšnjih točk. To poudarja, kako pomembno je biti prilagodljiv in preizkušati različne pristope za zbiranje informacij ali spodbujanje odprtosti.
Analogija s helikopterjem je še posebej uporabna, ko se napredek ustavi, ko so čustva velika ali ko prevladuje negotovost. V trenutkih, ko je potreben nov pogled, lahko predstava o helikopterju deluje kot miselni katalizator, ki vas usmeri nazaj na pravo pot. Tukaj si preberite, kako jo lahko uporabite v praksi:
1. Spretnost letenja
Tako kot lahko helikopter pluje kjerkoli, ne da bi potreboval vzletno-pristajalno stezo, se lahko tudi vi v pogovorih odzovete na nepričakovane situacije. Čeprav je za “težke” pogovore priporočljiva priprava, vas lahko okoliščine potisnejo v nepredvidene pogovore. Ko se boste počutili obtičali, uporabite koncept agilnega helikopterja. Ta vas spomni, da se lahko dvignete, pridobite višjo razgledno točko in objektivno ocenite situacijo. Stopite korak nazaj, razmislite o možnostih in ohranite nadzor, tudi ko se zdi napredek nedosegljiv.
2. Natančno in občutljivo krmiljenje
Pilotiranje helikopterja zahteva natančnost in osredotočeno sodelovanje, pri čemer za subtilne manevre uporabljate tako roke kot noge. Podobno velja tudi za zahtevne pogovore, pri katerih morate biti subtilni in umirjeni. Poskrbite za ugodno okolje – izklopite telefon, pospravite mizo in si po potrebi delajte zapiske. Bodite pozorni na govorico telesa, ohranjajte zanimivo držo in očesni stik. Tako kot so gibi pilota helikopterja tekoči, mora biti tudi vaš pogovor niansiran in obziren.
3. Visoko leteti
Dvig na večjo višino omogoča širšo perspektivo. Podobno kot helikopter lahko z višine preučite vsebino pogovora, čustva, misli in okolje. Ta pogled s ptičje perspektive vam omogoča, da celovito ocenite situacijo in upoštevate vse dejavnike v igri, tako izrečene kot neizrečene. Bodite pozorni na neverbalne namige in z raziskovalnimi vprašanji oblikujte oris problema. Podobno kot pri pilotiranju helikopterja je ključno, da imate splošno razumevanje celotne pokrajine in želene smeri.
4. Letenje nizko
Nizko letenje je analogija za natančen pregled obravnavane zadeve. Ko nekaj pritegne vašo pozornost, se poglobite v pogovor z vprašanji, kot so: “Ali lahko pojasnite več?” ali “Kakšen je pomen tega?”. Podobno kot helikopter, ki leti nizko, da bi razkril zapletene podrobnosti, ta pristop pomaga prepoznati področja, ki jih je treba podrobneje preučiti.
5. Letenje v zraku
Podobno kot pri helikopterju, ki lahko lebdi na mestu, vam ta tehnika omogoča, da se ustavite in opazujete brez takojšnjega ukrepanja. Med razpravami lahko tiho poslušate, opazujete in opazujete ter s strateško tišino spodbujate druge, da delijo svoje misli. Včasih vam trenutek lebdenja omogoči, da zberete natančne informacije in spoznanja.
6. Letenje nazaj
Med pogovorom razmislite o tem, da bi naredili korak nazaj in ponovno obravnavali predhodno obravnavane teme. Lahko na primer nekoga prosite, naj ponovi, ali pa se posvetite neverbalnim namigom, ki ste jih opazili. S tem lahko raziščete subtilne nianse ali morebitne težave, ki ste jih morda spregledali.
7. Izstop iz helikopterja
Tako kot lahko hrupna ali moteča pisarna ovira komunikacijo, se lahko tudi vi odločite, da zapustite trenutno okolje. S tem pridobite nadzor nad okoljem, kar vam omogoča, da poiščete mirnejši in primernejši prostor za vašo razpravo. Ugodna lokacija je za uspešen pogovor enako pomembna kot dobro vreme za letenje.
8. Leteti daleč
Kot pilot pogovora se lahko odločite, kdaj in kje se boste pogovarjali o težavah. Če se čustva stopnjujejo ali potrebujete čas, da se ponovno osredotočite, razmislite o odmoru ali prestavitvi termina. Včasih je učinkovitejše, da se začasno umaknete in pogovor nadaljujete pozneje.
9. Omejitev prtljage
Razmislite o preteklih dogodkih, ki morda vplivajo na trenutni pogovor. Razmislite o čustveni prtljagi, ki jo prinaša vsaka stran, kot so dolgotrajni konflikti ali nerešena vprašanja. Tako kot težak tovor preprečuje helikopterju letenje, lahko čustvena prtljaga ovira reševanje problemov. Prednostno razbremenite to prtljago, da bo pogovor lažje potekal.
10. Začrtajte pot
Po pogovoru se vaša odgovornost nadaljuje. Analizirajte, o čem smo se pogovarjali, opredelite morebitne dodatne korake ali potrebne informacije in ustrezno načrtujte naslednje korake. Ne glede na to, ali gre za nadaljnje pogovore ali takojšnje ukrepanje, je ustrezno načrtovanje bistvenega pomena, tako kot pri vsakem letu.
Zaključek: Čeprav formalnosti morda niso vedno potrebne, ne pozabite, da imate številne možnosti za obvladovanje težavnih pogovorov. Z vizualizacijo analogije s helikopterjem se spomnite na strategije, ki so vam na voljo, in si zagotovite, da obstaja pot naprej.
Vir; Foto: Pexels; Govorica telesa
