Nasveti za spoštljivo odpuščanje zaposlenih

Veliko ljudi se je že srečalo z odpovedjo delovnega razmerja, stroški, ki jih ima podjetje zaradi odpustitve delavca, pa lahko dosežejo tudi do 200 odstotkov njegove plače. Prijazno ravnanje pri odpuščanju zaposlenih ni le humano, temveč tudi finančno preudarno. Obziren pristop k odpuščanju je lahko koristen tako za podjetje kot za zaposlenega, saj omogoča pozitivno napredovanje vsakega od njiju.

Ta vodnik vsebuje pristop k odpuščanju zaposlenih po korakih, vključno s sedmimi praktičnimi nasveti za spoštljivo obveščanje o odpuščanju.

Spoštljivo odpuščanje zaposlenih je bistvenega pomena. Pomembno je, da zaposleni razumejo, zakaj so odpuščeni, ne da bi se počutili napadene ali ponižane. Spoštljiv postopek odpuščanja zagotavlja, da se vsi vpleteni počutijo cenjene in razumljene, kar spodbuja osebno rast obeh strani.

Gradnja zaupanja tudi pri odpuščanju

Pristop k odpuščanju z občutljivostjo, temeljito pripravo in prijaznostjo je ključnega pomena iz več razlogov:

  1. Utrjevanje moralnih vrednot: Ključnega pomena je, da svoja dejanja uskladite z vrednotami, kot so sočutje, poštenost, empatija in spoštovanje. Stroge ali neobčutljive odpovedi ne prizadenejo le zaposlenega, temveč lahko povzročijo tudi osebno obžalovanje in moralne konflikte.
  2. Izogibajte se pravnim težavam: V ZDA se tožbe zaradi neupravičene odpovedi pogodbe o zaposlitvi običajno zaključijo za 5.000 do 40.000 ameriških dolarjev. Spoštljiv in dobro dokumentiran postopek odpovedi pogodbe o zaposlitvi pomaga preprečiti pravne zaplete.
  3. Zaščitite svoj ugled: Nepošteno ravnanje lahko pri odpuščenem delavcu sproži negativne odzive, kar lahko škodi ugledu podjetja in možnostim zaposlovanja v prihodnosti. Če je na primer zaposleni odpuščen zaradi slabe uspešnosti, vendar meni, da ni bil ustrezno usposobljen, lahko to druge odvrne od iskanja zaposlitve v vašem podjetju.
  4. Pomoč pri strokovnem razvoju: Spoštljivo odpuščanje lahko zaposlenega preusmeri na primernejšo poklicno pot. Zagotavljanje pristnega svetovanja in podpore po odpustu jih lahko usmeri v vloge, v katerih lahko uspevajo.
  5. Izboljšanje vodstvenih sposobnosti: Sočutno odpuščanje izboljša vodstvene in komunikacijske spretnosti. Učinkoviti vodje lahko težke novice sporočijo z mešanico iskrenosti, neposrednosti, aktivnega poslušanja in stalne podpore.

Bistveni koraki za nemoteno prekinitev pogodbe

Da bi zagotovili nemoten in spoštljiv postopek odpovedi pogodbe o zaposlitvi, je treba biti temeljito pripravljen in obveščen. To vključuje razumevanje situacije, poznavanje ustreznih pravilnikov in pripravo vse potrebne dokumentacije v zvezi z uspešnostjo zaposlenega ali njegovimi težavami z ravnanjem.

1. Pojasnite razloge za odpoved pogodbe o zaposlitvi

  • Jasno opredelite razloge za prekinitev delovnega razmerja, bodisi zaradi težav z uspešnostjo, odnosa ali drugih razlogov, da se izognete zmedi.
  • O razlogih se pogovorite z višjim vodstvom, pri lastnikih malih podjetij pa se posvetujte s pravnim svetovalcem ali mentorjem.

2. Primeri sprejemljivih in neprimernih razlogov za prekinitev delovnega razmerja

  • Sprejemljivi: Slabo delo, prekomerna odsotnost z dela, kršenje pravil, zloraba lastnine podjetja, slabo prilagajanje kulturi, nespoštljivo vedenje, nadlegovanje ali diskriminacija, uporaba drog ali nezakonite dejavnosti.
  • Neprimerno: Neprimerno: edinstven način dela, bolezen/poškodba, zahteve za povišanje plače, naključna poškodba opreme, kulturne/politične razlike, kritika vodstva, osebna neodobravanje, neutemeljene govorice o delu zunaj podjetja.

3. Razumevanje pravic zaposlenih in postopkov podjetja

  • Seznanite se s pravicami zaposlenega in protokoli podjetja, zlasti z različnimi zahtevami glede na trajanje zaposlitve.
  • Za navodila se posvetujte s priročniki podjetja in kadrovsko službo.
  • Zakon o poštenih delovnih standardih ne predpisuje vnaprejšnjega obvestila o odpovedi pogodbe o zaposlitvi, vendar ga v določenih okoliščinah, kot so množična odpuščanja, lahko zahteva.

4. Pripravite potrebno dokumentacijo

  • Pismo o prenehanju delovnega razmerja: Uradni dokument, v katerem so navedeni razlogi in datum začetka veljavnosti.
  • Disciplinska dokumentacija: Dokumentacija o prejšnjih ukrepih in opozorilih.
  • Ocene delovne uspešnosti: Vključite ocene ali načrte za izboljšanje.
  • Sporazum o prenehanju delovnega razmerja/zavrnitvi: Navedite podrobnosti o morebitni odpravnini.
  • Informacije o brezposelnosti: Navedite podatke o zavarovanju za primer brezposelnosti v posamezni državi.
  • Zadnji plačilni list: Pojasnite podrobnosti o zadnjem plačilu in morebitnih dodatnih nadomestilih.

5. Čas in kraj sestanka

  • Srečanje načrtujte ob primernem času in se izogibajte pomembnim rokom, prvim delovnim dnem, praznikom in pomembnim osebnim dogodkom.
  • Raje se udeležite osebnega srečanja ali po potrebi opravite videoklic.
  • Izberite čas, ki čim manj vpliva na drugo osebje.
  • Za sestanek namenite 15-20 minut.

6. Ustvarite okolje za sestanek

  • Poiščite zasebno in nevtralno lokacijo za zaupen pogovor.
  • Izberite prostor s pomirjujočimi elementi, kot so okna ali zelenje.

7. Načrt srečanja

  • Na kratko navedite namen in povzemite težave v zvezi z delovanjem ali vedenjem.
  • Omogočite povratne informacije zaposlenih in vadite aktivno poslušanje.
  • Jasno sporočite odločitev o prenehanju delovnega razmerja in podrobnosti.
  • Razpravljajte o naslednjih korakih, vključno z vrnitvijo premoženja podjetja in zadnjo plačo.
  • Ponudite podporo in vire, na primer pomoč pri iskanju zaposlitve ali priporočila.
  • Zaključite s povzetkom in izrazite zahvalo za prispevek zaposlenega.

8. Preizkusite svoj scenarij

  • Pripravite scenarij z jasnim in občutljivim jezikom za razlago odločitve o odpovedi pogodbe o zaposlitvi.
  • Izogibajte se pretirano podrobnim razlagam, razen če to ni posebej zahtevano.

9. Pokažite empatijo in aktivno poslušanje

  • K pogovoru pristopite z empatijo in omogočite zaposlenemu, da izrazi svoja čustva in skrbi.
  • Uporabite empatično govorico telesa in ton.

10. Pogovorite se o nadaljnjih korakih in ponudite podporo

  • Predstavite podrobnosti o zadnji plači, ugodnostih in logistiki odhoda.
  • Po potrebi ponudite odpravnino, poklicno svetovanje ali pomoč pri iskanju zaposlitve.

11. Komunicirajte z ekipo

  • Ekipo obveščajte na spoštljiv način in ohranite zaupnost.
  • Spodbujajte osredotočenost na vloge in odgovornosti ter nudite podporo pri morebitnih težavah.

Ta pristop zagotavlja spoštljiv, jasen in pravno skladen postopek odpovedi pogodbe o zaposlitvi, ki ustreza organizacijskim potrebam s sočutjem in strokovnostjo.

Umetnost biti jedrnat in jasen pri odpuščanju

Pregovor “Ni pomembno, kaj rečeš, ampak kako to rečeš” je še posebej pomemben pri občutljivem postopku odpuščanja zaposlenega. Spoštljiva komunikacija in čustvena inteligenca sta ključnega pomena za to, da je ta težka situacija čim bolj sočutna. Tukaj so ključne strategije, ki jih lahko uporabite:

Bodite jedrnati in jasni

Pri odpuščanju zaposlenega je kratkost bistvenega pomena. Pomembno je posredovati potrebne informacije o njihovih pravicah in naslednjih korakih, ne da bi jih preobremenili s podrobnostmi, zlasti v tako stresnem trenutku. Zagotovite preprosto, vendar prijazno razlago. Namesto da na primer rečete: “Odpuščamo vas, ker ste grozni pri tem delu,” je primernejši pristop: “Vaša uspešnost kljub prizadevanjem v zadnjih šestih mesecih ni izpolnjevala naših zahtevanih standardov, zaradi česar smo se odločili za to.”

Pokažite empatijo

Empatija do zaposlenega lahko bistveno spremeni situacijo. Postavite se v njegovo kožo in priznajte težavnost situacije. Stavki, kot so “Razumem, da je to težko slišati, vendar vaša vrednost presega to delovno mesto”, lahko zagotovijo tolažbo. Če imate osebno izkušnjo z odpuščanjem, lahko pomagate z njo, vendar se osredotočite na delavca in ne na sebe.

Vadite aktivno poslušanje

Na sestanku o prenehanju delovnega razmerja je ključnega pomena, da poslušate enako kot govorite. Poskrbite, da boste v celoti prisotni, zmanjšajte motnje in pokažite zavzetost z govorico telesa in verbalnimi znaki. Razmislite o njihovih pomislekih in se premišljeno odzovite ter s tem pokažite, da spoštujete njihov pogled in čustva.

Povečajte samozavest s pozitivno spodbudo

Izkušnja izgube zaposlitve lahko bistveno vpliva na posameznikovo samozavest. Kot vodja morate težke pogovore uravnotežiti s konstruktivno kritiko in pozitivnimi povratnimi informacijami. S poudarjanjem njihovih prednosti lahko zagotovite prepotrebno okrepitev samozavesti:

  • “Opazil sem vaše izjemne sposobnosti javnega nastopanja in timskega dela. Te lastnosti bodo nedvomno koristne pri iskanju zaposlitve in z veseljem jih bom potrdil pri preverjanju referenc.”
  • “Čeprav morda storitve za stranke niso vaša močna stran, je očitno, da ste vešči načrtovanja in organizacije. Vašim sposobnostim bi lahko bolje ustrezale vloge na področju vodenja projektov ali načrtovanja dogodkov.”
  • “Kljub tej zahtevni novici ne pozabite na svoj talent za ustvarjalno inovativnost in izvajanje projektov. Te sposobnosti bodo prihodnji delodajalci zelo cenili.”
  • Prekinitev delovnega razmerja je lahko katalizator za preusmeritev poklicne poti, ki morda kaže na neusklajenost s trenutno vlogo ali področjem. Če jim ponudite iskrene pohvale o njihovi delovni etiki ali sposobnostih, jim lahko izboljšate razpoloženje in jim pomagate prebroditi težave ob izgubi službe.

Ta pristop bi jim lahko pomagal pri posttravmatski rasti, ki pomaga pri okrevanju po neugodnih razmerah.

Prednost izjavam “jaz” pred izjavami “ti”

Ko se pogovarjate o razlogih za prekinitev delovnega razmerja, se osredotočite na dejanske razlage in ne na osebne kritike. Uporabite dokumentacijo in zapise, da podprete svoje trditve, zlasti če so se z delavcem že prej pojavljale težave.

Pomembno je, da se izognete temu, da bi se posameznik počutil užaljenega. Odpoved pogodbe o zaposlitvi se nanaša na uspešnost njegove vloge in ne na njegovo osebno vrednost.

Odločite se za izjave “jaz”, da razloge sporočite manj konfrontacijsko, na primer: “Menim, da to delovno mesto ne ustreza vašim izkušnjam in načinu dela,” namesto neposrednih kritik, kot je: “Ne delate dobro.”

Omogočanje pozitivnega zaključka sestankov o prenehanju delovnega razmerja

Zaključek sestanka o prenehanju delovnega razmerja s spodbudno noto je ključnega pomena. Čeprav je treba zaposlenega odpustiti, je pomembno, da ga ne pustite brez pomoči.

Če jim želite pomagati, upoštevajte:

  • se ponudite kot referenca in poudarite njihove prednosti.
  • Priporočite jim mentorja ali jih povežite s potencialnimi delodajalci.
  • Pisanje priporočilnega pisma, ki bo podprlo njihovo iskanje zaposlitve.
  • Organiziranje sestanka za ponovno oceno njihovih poklicnih ciljev in opredelitev vloge, ki bolje ustreza njihovim sposobnostim.
  • Priporočanje podjetij ali delovnih mest, ki ustrezajo njihovim izkušnjam in sposobnostim.
  • Zagotavljanje odpravnine ali podpore pri prehodu na novo kariero, kot je pisanje življenjepisa ali svetovanje pri razgovoru.

Preventivni nasvet: Redne povratne informacije, podporno svetovanje in dosledni pregledi uspešnosti lahko zmanjšajo potrebo po prihodnjih prekinitvah delovnega razmerja. Ključnega pomena sta učinkovita komunikacija in pravočasno obravnavanje težav v zvezi z uspešnostjo. Postavljanje jasnih ciljev, sodelovanje pri pripravi načrtov za izboljšanje ter ponudba virov in usposabljanja lahko povečajo rast zaposlenih in preprečijo odpovedi.

Scenarij pogovora z zaposlenim

Vzorec za spoštljiv pogovor o odpovedi pogodbe o zaposlitvi

Vodja: Hvala, da ste se mi danes pridružili. Pogovoriti se moramo o pomembni zadevi.

Zaposleni: Seveda, za kaj gre?

Vodja: Najprej želim priznati vaše trdo delo in vrednost, ki ste jo prinesli naši ekipi. Vaš trud ni ostal neopažen. Vendar sem po temeljitem premisleku sprejel težko odločitev, da prekinem vaše delovno razmerje pri nas.

Zaposleni: (izrazi šok ali žalost)

Vodja: Ta novica je razumljivo zaskrbljujoča. Zagotavljam vam, da je bila ta odločitev sprejeta po temeljitem premisleku, zlasti v luči nenehnih težav z uspešnostjo.

Zaposleni: Ali lahko podrobneje pojasnite te težave?

Vodja: Seveda. Večkrat se je na primer zgodilo, da ste zamudili roke, kakovost vašega dela pa ni dosledno ustrezala našim standardom. Kljub predhodnim pogovorom in dodatni podpori potrebne izboljšave niso bile vidne.

Zaposleni: Zelo sem razočaran. Ali je mogoče to odločitev kakor koli spremeniti?

Vodja: Glede na vztrajno naravo teh težav moramo nadaljevati z odpovedjo pogodbe o zaposlitvi. To nikakor ne zmanjšuje vašega potenciala ali pozitivnih vidikov, ki ste jih prispevali k naši ekipi.

Zaposleni: Kakšni so naslednji koraki?

Vodja: V tem prehodu vas bomo podprli. Ponujamo vam storitve posredovanja pri iskanju zaposlitve in smo vam pripravljeni zagotoviti reference ter vso potrebno dokumentacijo.

Zaposleni: Cenim informacije o teh virih.

Vodja: Vzemite si čas, ki ga potrebujete za obdelavo tega. Moja vrata so vedno odprta za morebitna dodatna vprašanja ali podporo.

Zaposleni: Zahvaljujem se vam za vašo transparentnost.

Vodja: Moja dolžnost je, da takšne zadeve obravnavam spoštljivo in jasno. Ne pozabite, da je bil vaš čas tukaj dragocen, in iskreno vam želim, da bi bili uspešni tudi v prihodnje.

Opomba: Ta scenarij prilagodite konkretni situaciji in individualnim potrebam zaposlenega ter zagotovite sočuten in profesionalen pristop med pogovorom.

Vir; foto: Freepik; Biznis24