Priprava
Podobno, kot bi pripravili sejno sobo pred sestankom,moramo biti pozorni na podrobnosti. Če boste sestanek izpeljali preko npr. Teamsov ali Zooma, bodite pozorni vsaj na sledeče:
- kamero (oz. računalnik s kamero) usmerite tako, da ima sogovornik jasen, dobro osvetljen pogled na vaš obraz: vir svetlobe mora biti pred vami. Če je prostor temen, prižgite kakšno lučko za vašim računalnikom. Izogibajte pa se direktni osvetlitvi od zadaj. Npr. okno za vami, močna luč ipd,
- prepričajte se, da je prenosnik ali digitalna naprava na trdni površini. Prenosni računalniki, ki jih držite na nogah ali blazinah ali pa mobilni telefon v rokah, se bodo tresli in povzročili motečo predstavitev.
- Razbremenite svoj delovni prostor oz. sejno sobo različnih motilcev. Utišajte ali izklopite jih. To bo pomagalo tudi vam pri koncentraciji med pogovorom ali prezentacijo.
- Zaprite ali celo zaklenite vrata sobe, da preprečite motnje. Po spletu krožijo številni komični posnetki “vdorov” otrok, živali, partnerjev itd. Verjetno si ne želite biti zvezda spleta zaradi takšnih stvari.
- Virtualna ozadja so zelo uporabna, vseeno pa pazljivo z njimi. Prednost naj imajo nevtralne barve, modra običajno prevladuje. Predvidevam, da si želite, da vas sogovorniki jemljejo resno. Upoštevajte pa, da v primeru virtualnih ozadij nastane senca okoli vas oz. zamik, zato se ne boste smeli veliko gibati npr. z glavo ali rokami.
- Zvok je izjemno pomemben, mogoče celo bolj kot slika. Priporočam uporabo mikrofona s priponko (ti. bolhico) ali slušalk z mikrofonom, da lahko okrepite ali utišate zvok ter se izognete odmevanju po zvočnikih.
- Pazite na oblačila, vsaj zgornji del, ki je v vidnem polju. Samo zato, ker ste doma, ne pomeni, da ne boste urejeni na ekranu. Izpadli boste neprofesionalno.
- Obraz ne sme zavzemati več kot ene tretjine zaslona. Zgledujte se po voditeljih novic, bodite pozorni npr. med Dnevnikom, kako profesionalci razporedijo elemente po ekranu (voditelj, miza, računalnik, namizna lučka …). Vaš obraz naj zaseda max. eno tretjino, do ene četrtine ekrana.
- Sliko sogovornika si na ekranu postavite čim bližje kameri, da boste gledali čim več v kamero. Vem, da je težko gledati v tisto pikico, vendar vas bo sogovornik skozi “pikico” gledal v oči. Danes so na voljo že tudi programi, ki vaše oči namestijo neposredno proti kameri kljub temu, da gledate nekam na ro, kjer imate kamero.
Dobra priprava, pravilna namestitev ter uporaba tehnike bo naredila vtis tj. ali boste izpadli profesionalno ali ne. Neverbalni elementi komunikacije dajejo zelo močan vtis. Za vas je npr. v službi zelo pomembno, da vas stranke ali kolegice in kolegi dojemajo kot pravo profesionalko ali profesinalca, zato temu primerno tudi pristopajte.
Izkoristite svojo držo
Pri večini postavitev za videokonference vidite zgornji del telesa in obraz. To ne pomeni, da lahko nehate biti pozorni na sporočila, ki jih morda pošilja vaše telo. Pravzaprav videoposnetki ponavadi poudarjajo sporočila, ki jih pošilja naše telo, ker je na splošno manj motenj, na katere bi se lahko osredotočili.
Ko ste v videoklicu, bodite pozorni na naslednja področja svoje fizičnosti, da zagotovite, da ne pošiljate nenamernih sporočil:
Izrazi na obrazu
- Pazite se nagnjenosti k temu, da vam bo obraz ohlapen, ko poslušate pogovor vaše stranke/partnerja. Še vedno te lahko vidijo.
- Ne oklevajte in prikimajte z odobravanjem, kot da bi bila oseba pred vami.
- Nagibanje glave je vedno koristno za sporočanje, da vas zanima, kar je bilo povedano.
Drža zgornjega dela telesa
- Ohranite odprto držo telesa in naj vas ne bo strah nagniti vase, ko delite nekaj zanimivega.
- Izogibajte se zvijanju nad prenosnikom. To daje pretiran vtis utrujenosti in/ali napetosti.
- Profesionalni nasvet! Zgradite držo odprtega telesa od začetka. Prepričajte se, da so vaša stopala trdno na tleh. Če je na voljo, uporabite stol z naslonjali za roke ali položite roke na mizo pred seboj.
Telesne kretnje in proksemika
V neverbalnem jeziku je posvečanje pozornosti prostoru med vami in občinstvom ključni element pri razumevanju, kako velike naj bodo vaše kretnje. Na primer, z intimno publiko enega, boste imeli zmanjšano ojačanje gibov rok v primerjavi s predstavitvijo pred 1000-glavo publiko.
Pri videokonferencah je leča filter, skozi katerega bodo prešli vaši gibi. Dajte si dovolj prostora, da se boste lahko prosto gibali, vendar ne toliko prostora, da bi izgubili pomembne podrobnosti obrazne mimike. Še posebej:
- Bodite previdni pri pretiranih gibih rok. Če vaša povezava zaostaja, lahko to naredi malce smešen vtis.
- Dajte svojim gibom večjo težo. To bo pomagalo pri prevajanju in zagotovilo medpomnilnik, če pride do zamika.
- In še enkrat, želite se nagniti naprej, vendar ne biti preblizu objektiva.
- Pred kratkim so študenti dvignili roko na zaslon, da bi me obvestili, če imajo vprašanje – uporabno, ko gre za majhno skupino ali zbiranje.
Razni uporabni napotki
- Stik z očmi ostaja ključen način, da svojemu občinstvu sporočite, da ga vidite in slišite. Pri videoklicih je lahko težavno vedeti, kje iskati. Ena stvar je zagotovo, ne glejte vase. Če ste pravilno nastavili, bi morali biti dovolj samozavestni, da zaprete svoj samopogled (to je možnost na Zoomu) in se sprostite za bolj neposredno povezavo s svojim občinstvom.
- Aktivno poslušanje je daleč od Skypa ali Zooma. Z rahlim nagibom glave in občasnim kimanjem boste občinstvu dali vedeti, da ste zelo z njimi in ne na tisoče kilometrov stran. Uporabite lahko tudi ukrivljene obrvi, da neslišno sporočite, ko nekdo dobro pove.
- Zaprite vse motnje. Še enkrat bom ponovil: minimizirajte odprte zavihke, zaprite e-poštna opozorila in nastavite telefon na tihi način.
- “Mute” (utišanje) kot navada. Navadite se na utišanje, ko ste na srečanju, da boste lahko zakašljali, odkašljali grlo in se izognili nepričakovanemu hrupu v ozadju, kot je tuljenje sirene. Ta nasvet velja tudi za vaš videoposnetek. Če morate nekaj narediti in samo poslušate, je bolje, da utišate videoposnetek, kot da motite občinstvo.
ZAKLJUČEK
Videokonference so postale realnost. Pomembno je, kako delujemo, kako pozorni smo na majhne podrobnosti, vključno z našimi neverbalnimi besedami. Kar je bilo nekoč zamišljeno kot znanstvena fantastika, je zdaj tukaj na naših mizah in celo naših pametnih telefonih. Zdi se, da vsi to počnejo – kakšna odlična priložnost, da se naredi prav.
Vir: Edvard Kadič
Foto: Pexels
